Thức ăn được nhập đủ nhưng cuối tháng tồn kho lại thấp hơn sổ, còn chi phí từng đàn chỉ có thể ước tính. Đây là tình trạng dễ gặp khi việc nhập, bảo quản và cấp dùng không được nối thành một quy trình. Quản lý thức ăn chăn nuôi chặt chẽ giúp chủ trại biết vật tư đang ở đâu, đã dùng cho đàn nào và chênh lệch phát sinh tại bước nào.
Thất thoát không chỉ xảy ra khi thức ăn bị đổ
Bao cám rách hoặc thức ăn rơi vãi là phần hao hụt dễ nhìn thấy. Những chênh lệch khó nhận ra thường đến từ cách ghi nhận: nhập kho thiếu số lượng, dùng sai đơn vị tính, cấp thức ăn nhưng không ghi đúng đàn hoặc dồn nhiều ngày mới cập nhật. Mỗi sai lệch nhỏ có thể không đáng kể, nhưng khi cộng qua nhiều khu nuôi và nhiều tháng, chủ trại sẽ khó biết chi phí thực tế.
Quy trình tốt cần nối năm điểm: nhận hàng, sắp xếp kho, xuất dùng, ghi nhận tại khu nuôi và đối chiếu. Mỗi điểm đều phải sử dụng cùng mã thức ăn, đơn vị tính và đối tượng nhận.
Muốn giảm thất thoát thức ăn, chủ trại phải tìm được chênh lệch tại đúng thời điểm phát sinh, thay vì chờ đến cuối tháng mới kiểm lại kho.
Quản lý thức ăn chăn nuôi bắt đầu từ khâu nhận
Phiếu của nhà cung cấp không thay thế việc kiểm đếm thực tế. Người nhận cần đối chiếu sản phẩm, số bao hoặc khối lượng, tình trạng bao bì, ngày nhận và mã lô khi có. Hàng bị ướt, rách hoặc thiếu phải được ghi nhận trước khi đưa vào kho.
Trang trại nên thống nhất đơn vị quản lý. Nếu mua theo bao nhưng cấp dùng theo kilôgam, cần có quy đổi rõ cho từng quy cách. Không nên nhập “20 bao” rồi xuất “500 kg” mà thiếu thông tin khối lượng mỗi bao. Riêng đối với những đơn vị dùng Phần mềm quản lý trang trại FarmGo thì trong phần mềm đã tự tính quy cách vì vậy sẽ không xảy ra những sai sót trong vấn đề đồng bộ số liệu.
Một phiếu nhập theo cách thủ công tối thiểu nên có:
- Nhà cung cấp, ngày nhận và người kiểm nhận.
- Mã thức ăn, quy cách và số lượng thực nhận.
- Mã lô hoặc hạn sử dụng khi có trên bao bì.
- Tình trạng hàng và ghi chú chênh lệch.
Quản lý thức ăn chăn nuôi tốt từ cách xếp kho
Kho cần giúp nhân viên lấy đúng loại và nhận ra lô phải dùng trước. Mỗi nhóm thức ăn nên có khu riêng, nhãn rõ và lối kiểm đếm thuận tiện. Hàng mới không nên che hàng đang tồn.
Nguyên tắc nhập trước, xuất trước cần kết hợp với hạn sử dụng và hướng dẫn trên bao bì. Nếu lô nhập sau có thời hạn ngắn hơn, người quản lý phải ưu tiên theo tình trạng thực tế.
Bao thức ăn nên đặt trên bề mặt phù hợp, hạn chế tiếp xúc với nền và tường ẩm. Cần kiểm tra điểm dột, dấu hiệu côn trùng và bao bì hỏng. Hàng không bảo đảm phải được tách riêng và báo người phụ trách.
Sơ đồ vị trí và lối nhập, lối xuất rõ ràng giúp giảm tình trạng lấy nhầm hoặc mở nhiều bao cùng lúc.
Quản lý thức ăn chăn nuôi theo đúng đàn nhận
Phiếu xuất kho cần trả lời được ba câu hỏi: xuất loại gì, số lượng bao nhiêu và cấp cho đàn hoặc khu nào. Chỉ ghi “xuất cho chuồng” là chưa đủ nếu trong khu có nhiều lứa. Mã đàn, mã lứa hoặc mã ô chuồng phải được dùng nhất quán giữa kho và nhật ký chăm sóc.
Việc xuất dùng nên ghi tại thời điểm giao nhận. Nếu cuối ngày mới nhớ lại, số lượng dễ bị làm tròn hoặc gắn sai đối tượng. Với bao đang mở, cần thống nhất cách cân và ghi phần còn lại.
Cần tách lượng đã cấp cho đàn với hao hụt do rơi vãi, bao rách hoặc ẩm hỏng. Nếu tất cả đều ghi là “đã cho ăn”, báo cáo tiêu hao sẽ cao hơn thực tế và che mất vấn đề.
Khi đổi loại thức ăn hoặc chuyển đàn, cần ghi ngày thực hiện để giải thích biến động và tránh xuất nhầm theo lịch cũ.
Điểm 4 đối chiếu sổ với tồn kho thực tế
Quản lý thức ăn chăn nuôi không hoàn thành khi phiếu xuất đã được ghi. Trại cần kiểm kê theo lịch để so sánh số lượng trên sổ với hàng thực tế. Nhóm sử dụng nhiều hoặc có giá trị cao có thể được kiểm tra thường xuyên hơn các mặt hàng ít biến động.
Khi có chênh lệch, không nên chỉ sửa số tồn cho khớp. Hãy kiểm tra chứng từ nhập, phiếu xuất, bao đang mở, hàng điều chuyển và phần hư hỏng. Mỗi lần điều chỉnh phải có lý do, người xác nhận và thời điểm.
Bảng kiểm kê chỉ cần ba số: tồn theo sổ, tồn thực tế và chênh lệch. Theo dõi qua nhiều kỳ cho biết quy trình đang tốt lên hay vấn đề vẫn lặp lại. Mục tiêu là mọi sai số đáng kể đều được phát hiện và giải thích.
Kiểm kê cũng phải xem tình trạng hàng, vì đủ số lượng nhưng nhiều bao hư hỏng thì giá trị sử dụng không còn như trên sổ.
Điểm 5 biến một lần ghi thành dữ liệu chi phí
Khi mã thức ăn, giá nhập và đàn nhận đã được nối với nhau, mỗi phiếu xuất có thể đồng thời cập nhật tồn kho và chi phí của lứa nuôi. Một phần mềm như FarmGo giúp liên kết nghiệp vụ kho với nhật ký đàn, giảm việc nhập lại cùng một thông tin ở nhiều bảng khác nhau.
Chủ trại có thể xem lượng dùng theo ngày, giai đoạn và đàn; sau đó đối chiếu với số ngày nuôi, biến động số lượng hoặc kết quả cân. Lượng dùng tăng có thể do đàn lớn hơn hoặc thời gian theo dõi dài hơn. Chỉ nên so các lứa có điều kiện tương đồng và cùng quy tắc ghi.
Mỗi tuần, người quản lý nên xem mặt hàng nhập nhiều nhất, đàn nhận nhiều nhất, tồn kho chênh lệch và các lần điều chỉnh. Cách này biến quản lý thức ăn chăn nuôi từ việc kiểm đếm thành công cụ kiểm soát chi phí. Đây cũng là bước xây dựng trang trại số từ nghiệp vụ hằng ngày.
Trại nhỏ có thể thử trên một loại thức ăn và một đàn trong bảy ngày: thống nhất mã hàng, ghi mọi lần giao nhận, kiểm kê thực tế rồi đối chiếu với nhật ký đàn. Khi nghiệp vụ tăng, chủ trại có thể tham khảo kinh nghiệm tại chuyên mục Tin tức HIPOTECH để lựa chọn công cụ phù hợp.
Kết luận
Quản lý thức ăn chăn nuôi hiệu quả không bắt đầu từ một báo cáo phức tạp mà từ việc kiểm đúng khi nhập, xếp kho dễ kiểm soát, xuất cho đúng đàn và đối chiếu đều đặn. Khi mỗi phát sinh được ghi một lần với mã thống nhất, chủ trại có thể thấy rõ chênh lệch, tập hợp chi phí chính xác hơn và điều chỉnh quy trình dựa trên dữ liệu thay vì ước tính cuối tháng.
Đưa công nghệ vào trang trại với Phần mềm quản lý trang trại FarmGo tích hợp trợ lý AI thông minh, giúp quản lý sản lượng, kĩ thuật nuôi, tồn kho cám thuốc, chi phí và lợi nhuận từng lứa nuôi ngay trên điện thoại.
Tư vấn trực tiếp: Zalo 0971 105 123.
Email: hotro@farmgo.vn
